En un sentido amplio, organización es
todo conjunto de personas relacionadas para alcanzar un fin o una meta. En un
sentido estricto, organización es una estructura, configurada en base a
relaciones internas y externas predeterminadas, entre personas o grupos de
personas que trabajan para realizar un objetivo claramente definido. Esa
estructura marca cómo se distribuye el trabajo, cómo se agrupan las personas en
unidades de actividad específica y las unidades en entidades mayores, qué poder
tiene cada uno, de quien depende, a quien dirigirse si surgen problemas, etc.
El diseño y rediseño periódico de esa estructura lo realizan los directivos de
la organización, en ejercicio de una de sus funciones: la función de
organización estructural.
De modo que la palabra organización se
emplea para designar dos conceptos diferentes aunque relacionados: el de unidad
social o conjunto de personas relacionadas con cierto orden para alcanzar un
fin; y el de una función administrativa, una fase del proceso de administración,
que básicamente consiste en determinar funciones y tareas, establecer unidades
de trabajo y departamentos, y la forma en que se van a comunicar; y en
rediseñar toda esa estructura cuando las circunstancias internas o externas lo
hagan aconsejable.
En las ciencias de la gestión de
organizaciones, el concepto de organización implica siempre una estructura
pensada y diseñada con finalidades concretas, y formalizada en base a puestos y
funciones definidos, como una combinación sistemática de personas y grupos para
alcanzar uno o varios objetivos específicos. Se considera en este campo que
toda organización debe presentar las siguientes características:
• Que tenga un propósito claramente
definido.
• Que esté compuesta por personas.
• Que todas las personas que la
integran tengan funciones para desarrollar tareas específicas, que definan sus
comportamientos.
Una organización no es un mero grupo
social. Se diferencia por la formalización de su estructura, y por la precisión
con que están definidos sus objetivos y las actividades destinadas a
alcanzarlos.
La esencia de toda organización está en
la vigencia simultánea de dos necesidades, relacionadas con sus tareas
complejas, que no pueden ser realizadas por una sola persona:
• La necesidad de la división del
trabajo entre distintas personas o unidades de trabajo.
• La necesidad de la coordinación de
las actividades para alcanzar los objetivos propuestos con eficacia y
eficiencia.
La idea básica de la división del
trabajo es dividir una actividad compleja en tareas más pequeñas, simples y
especializadas, que puedan agruparse en puestos de trabajo especializados, con
una carga acorde a las posibilidades de una persona, cuya capacitación se
simplifica y cuyo desempeño se perfecciona por la repetición.
En esa división de tareas
tenemos que tener en cuenta la complejidad de las actividades, o sea el grado
de especialización que requieren; y la diferenciación, o sea la cantidad de
subsistemas con atributos particulares, en función de la exigencia del entorno
interno y externo. Esa diferenciación es vertical u horizontal.
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